SENIOR FINANCE MANAGER, PARTNERSHIPS & DONOR COMPLIANCE

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S.

cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

Fondé en 1933, International Rescue Committee (IRC) a pour mission d'aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. Depuis 1996, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations congolaises et réfugiées en RDC, tout en s’efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel.

Actuellement, IRC intervient dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), de la protection de l’enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, et enfin, du redressement économique et du développement.

DESCRIPTIF DU POSTE Sous la supervision du Directeur Financier Adjoint, le/la Senior Finance Manager, Partnerships & Donor Compliance est responsable de fournir un leadership financier et d’assurer une gestion permettant au programme du pays d’avoir la structure financière et les systèmes appropriés en place pour soutenir les stratégies et les ambitions de collaborer de plus en plus avec des partenaires locaux tel que défini dans le document SAP du programme pays.

Ce poste est chargé de garantir une gestion financière efficace des accords de partenariat, notamment des avances / paiements en temps opportun aux partenaires pour assurer la continuité des programmes et des services conformément aux accords de partenariat, ainsi qu’une action rapide pour résoudre tout défi lié à la gestion financière.

Le/La Senior Finance Manager, Partnerships & Donor Compliance agit comme point focal pour les aspects financiers et de conformité du département des partenariats, notamment en assurant un suivi financier de haute qualité et un soutien aux partenaires. Sous le soutien du directeur financier adjoint, elle/il développera activement et mettra en œuvre toutes les initiatives liées au partage de capacités et à la gestion du changement avec les partenaires en collaboration avec l’équipe des partenariats et le personnel financier.

RESPONSABILITÉS CLES Gestion financière stratégique des partenariats Veiller à ce que le bureau promeuve et utilise efficacement le système d’excellence des partenariats pour l’égalité et les résultats (PEERS) de l’IRC, et que la prise de décision et l’action en matière de partenariat soient guidées par les principes de partenariat de l’IRC ; Participer activement au groupe de travail sur les partenariats pour favoriser la collaboration interdépartementale et rationaliser la gestion des partenariats sous la direction de l’équipe de direction supérieure (SMT) ; Coordonner les interventions de soutien financier aux projets entre l’IRC et les collègues partenaires ; Identifier les goulots d’étranglement et les dysfonctionnements dans les procédures de gestion financière des partenaires pour améliorer et garantir une gestion financière efficace conforme aux règles et règlements de l’IRC et des donateurs ; Coordonner étroitement avec les départements Finances, Budgétisation et Rapports, Subventions et Programmes pour assurer des soumissions fluides, précises et opportunes concernant les propositions de partenaires, les réalignements budgétaires, les rapports financiers et les plans de dépenses.

Mettre en évidence et communiquer rapidement tout problème majeur ou défi ; Soutenir la fourniture de notes d’orientation aux sous-bénéficiaires actuels et potentiels pour l’utilisation de modèles appropriés, la rédaction globale du budget et la soumission dans le cadre des appels d’offres envoyés aux partenaires potentiels.

Selon la nature de l’appel, fournir le niveau de soutien approprié aux sous-bénéficiaires actuels et potentiels pour garantir que les budgets de proposition et les narratifs budgétaires répondent aux exigences de l’IRC et des donateurs dans les délais fixés pour la soumission ; Veiller à une gestion efficace des accords de partenariat, notamment des avances / paiements en temps opportun aux partenaires pour assurer la continuité des programmes et des services conformément aux accords de partenariat, et agir rapidement pour résoudre tout défi lié à la gestion financière ; Superviser la vérification des rapports financiers des partenaires et des documents justificatifs, en veillant à ce que les dépenses soient raisonnables, admissibles et imputables au budget approuvé et conformes aux réglementations des donateurs.

Communiquer les conclusions aux partenaires et assurer un suivi rapide pour fournir des solutions et documenter les résultats ; Assurer une communication proactive avec les partenaires concernant la soumission de leurs rapports financiers conformément aux termes de leurs sous-subventions.

Assurer le suivi de la soumission des rapports financiers par les partenaires, en communiquant les retards au Coordinateur des partenariats et du renforcement des capacités à Kinshasa ; Veiller à ce que les rapports financiers des sous-bénéficiaires soient approuvés (signés) par l’autorité appropriée au sein de l’IRC, préparer le bon de journal, le coder entièrement et le poster dans le système.

Répondre aux questions qui surviennent de l’équipe financière de RDC et de la région WACAR de l’IRC concernant les rapports financiers soumis ; Assurer le suivi financier et les visites de contrôle ponctuelles dans les bureaux des sous-bénéficiaires conformément aux exigences et normes de l’IRC ; Réconcilier les avances des partenariats mensuellement, signaler au directeur adjoint des finances tous les retards et avances non liquidées, mettre à jour mensuellement toutes les feuilles de suivi pour les finances des sous-subventions.

Conformité et gestion des risques Collaborer avec le manager partenariat et l’équipe financière pour assurer la conformité avec toutes les réglementations lors des audits internes et externes, et garantir que tous les dossiers des sous-bénéficiaires, en version papier et électronique, sont prêts à 100 % pour l’audit en tout temps ; Examiner les écritures comptables, les systèmes de stockage des informations financières et les contrôles internes pour s'assurer qu'il n'y a aucune indication de mauvaise gestion, de gaspillage inutile de ressources ou de fraude ; S'assurer que les contrôles mis en place sont strictement respectés et conformes aux objectifs directeurs d'IRC ; Examiner la conformité des politiques et procédures d'IRC et des bailleurs spécifiques ; Identifier les domaines de risque au cours des audits et des enquêtes et s’assurer que les processus ont été suffisamment bien conçus pour permettre aux gestionnaires de gérer les risques identifiés de manière efficace ; S'assurer que les contrôles sont correctement conçus, mis en œuvre et efficaces sur le plan opérationnel pour réduire les risques conformément aux recommandations du Coordonnateur de la conformité.

Partage de capacités et gestion du changement Élaborer avec le Coordonnateur des partenariats et du renforcement des capacités un plan de partage de capacités financières pour chaque partenaire, sur la base des évaluations PEERS ; Appuyer le personnel financier des partenaires (budgets, BoQ, justificatifs, rapports) par des ateliers, des outils simples et du mentorat lors des visites de suivi ; Participer à l’évaluation des partenaires locaux potentiels (diligence raisonnable PEERS), notamment pour la riposte Ebola, afin qu’ils soient prêts à être engagés dès que les financements sont disponibles ; Accompagner le changement dans la gestion financière des partenariats : expliquer les nouvelles procédures aux équipes de l’IRC et aux partenaires, lever les blocages et adapter les exigences de paiement et de justification à la capacité de chaque partenaire ; Suivre les progrès des partenaires (délais de rapportage, éligibilité des dépenses, avances liquidées), recueillir leurs retours sur les processus financiers de l’IRC et en rendre compte au Directeur Financier Adjoint.

Supervision/Principales relations de travail Superviseur Hiérarchique : Directeur Financier Adjoint ; Position sous supervision directe : Officier Partenariat et Conformité des bailleurs ; Autres contacts internes : Coordonnateur des partenariats et du renforcement des capacités, Équipe Partenariats et Finances ; Contacts internes : Partenaires de l'IRC en RDC.

PROFIL REQUIS Diplôme universitaire en Finance, Comptabilité, Économie, Gestion des projets ou dans un domaine connexe en lien avec le développent/l’humanitaire ; Au moins 5 années d'expérience professionnelle progressive dans un environnement à but non lucratif supervisant et gérant des projets de partenaires financés par des donateurs institutionnels majeurs ; Excellente maîtrise des outils informatiques, notamment Microsoft Excel.

La connaissance d’un système ERP (Integra,) constitue un atout ; Connaissance détaillée des règles et réglementations des différents bailleurs de fonds (Banque mondiale, ECHO, UNICEF, UE, et CDCS) ; Expérience en formation, renforcement des capacités et mentorat du personnel des ONG ; Expérience démontrée en accompagnement du changement et en partage de capacités avec des org