Administration & Support Officer

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S.

cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

Fondé en 1933, International Rescue Committee (IRC) a pour mission d'aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. Depuis 1996, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations congolaises et réfugiées en RDC, tout en s’efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel.

Actuellement, IRC intervient dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), de la protection de l’enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, et enfin, du redressement économique et du développement.

Le ministère de la Santé de la RDC a déclaré une épidémie de maladie à virus Ebola (MVE) en mai 2026, à la suite de la confirmation de cas dus au virus Bundibugyo dans la province de l’Ituri. Alors que les besoins de riposte et de préparation à l’épidémie s’étendent au Nord-Kivu, IRC renforce son appui aux formations sanitaires et aux autorités sanitaires de Beni et Butembo, en mettant l’accent sur la réduction du risque de transmission au sein des formations sanitaires et le maintien d’un accès sûr aux services de santé essentiels.

Le/la Manager Senior PCI est responsable de la qualité et de la mise en œuvre efficace, au niveau opérationnel, de la réponse d’IRC en matière de prévention et contrôle des infections (PCI) à Beni et Butembo. Le poste assure une supervision managériale et technique de haut niveau afin que les formations sanitaires appuyées puissent identifier, dépister, isoler et prendre en charge en toute sécurité les cas suspects de MVE, tout en maintenant les services essentiels et en réduisant le risque de transmission parmi les patients, le personnel de santé et les communautés.

DESCRIPTIF DU POSTE Placé(e) sous la double supervision du/de la Responsable RH et du/de la Responsable de la chaîne d’approvisionnement, le/la Chargé(e) d’administration et de soutien est responsable d’assurer le bon fonctionnement du département Admin/RH au bureau de Bunia, ainsi que d’apporter un niveau de soutien approprié au bureau de terrain de Nyakunde.

Il/Elle veille au respect des politiques RH ainsi que des procédures relatives à la gestion du personnel, et supervise les besoins administratifs des bureaux et des maisons d’hôtes de l’Ituri. RESPONSABILITES CLES Soutien au personnel : Rédiger sous forme numérique la correspondance administrative et les documents de processus (contrats de travail, contrats de service, avenants aux contrats, etc.) ; mettre à jour les formulaires utilisés au sein du département administratif/RH.

Coordonner la distribution des cartes SIM à tous les nouveaux membres du personnel (y compris les dispositions permettant aux expatriés de recevoir la leur du chauffeur à leur arrivée à Kinshasa). Finaliser les demandes de voyage initiales pour le personnel en relocalisation, en coordination avec le département finance concernant les codes budgétaires.

Coordonner l’enregistrement des visas de tout le nouveau personnel international arrivant Tenir à jour et diffuser un registre des déplacements pour tout le personnel entrant dans le pays ou le quittant, ainsi que pour celui se déplaçant entre les bases opérationnelles. Coordonner la documentation de voyage du personnel international et national, comme les ordres de mission, et informer le personnel des exigences sanitaires obligatoires et des autres autorisations, briefings, etc.

imposés par le gouvernement. Veiller à ce que le crédit téléphonique soit rechargé chaque mois sur toutes les cartes SIM du personnel. Vérifier la disponibilité de l’équipement nécessaire pour chaque membre du personnel et coordonner étroitement avec le département informatique afin que tous les équipements soient configurés et prêts à l’emploi dès le(s) premier(s) jour(s) du membre du personnel.

Gérer le processus d’intégration administrative du personnel local et expatrié, y compris la présentation du Règlement d’ordre intérieur (ROI), du Code du travail, des politiques RH, des conditions d’emploi du personnel national et des autres documents administratifs pertinents. Entretien des installations et des biens Gérer la réception des formulaires de demande administrative et les consolider dans un registre des demandes administratives pour l’entretien et d’autres tâches clés au bureau et dans les maisons d’hôtes Hiérarchiser les tâches administratives en fonction de la sécurité, de l’hygiène et de l’ordre de réception, et coordonner avec les départements, les fournisseurs et les propriétaires pour assurer le suivi.

Superviser la maintenance et l’entretien des groupes électrogènes. Estimer les besoins périodiques en carburant et en lubrifiants et gérer le ravitaillement de tous les véhicules affectés à Bunia, selon un calendrier préétabli. Veiller au bon fonctionnement des systèmes d’éclairage et de verrouillage, en collaboration avec le/la Chargé(e) de sécurité ; lui signaler immédiatement tout problème lié à la sécurité.

Suivre les travaux d’entretien et de réparation des installations électriques et de plomberie dans les bureaux et les maisons d’hôtes de l’Ituri. Veiller à la propreté des locaux intérieurs et extérieurs des bureaux de terrain et des maisons d’hôtes de l’Ituri, en coordonnant la collecte des déchets.

Suivre les contrats avec les différents prestataires de services des bureaux de terrain et des maisons d’hôtes de l’Ituri. Veiller à ce que toutes les installations sanitaires, la plomberie et les circuits électriques des bureaux de terrain de Bunia soient en bon état de fonctionnement.

Suivre le paiement des factures d’eau et d’électricité des bureaux de terrain et des maisons d’hôtes de l’Ituri. Gérer l’inventaire et l’attribution du mobilier dans les bureaux de terrain et les maisons d’hôtes de l’Ituri. Superviser la gestion physique des biens affectés aux deux bureaux de terrain de l’Ituri, conformément aux procédures des bailleurs et de l’IRC.

Cela comprend le suivi direct quotidien de tous les biens, ainsi que l’élaboration de rapports mensuels à soumettre au/à la supérieur(e) hiérarchique direct(e). PROFIL REQUIS Qualifications Diplôme Bac en Commerce, Administration, Logistique ou Equivalent Expérience souhaitable dans la Gestion Administrative, la Logistique d’au moins 12 mois Expérience souhaitable dans la Gestion la logistique et des voyages (achat billets, hébergements et obtention des visa) Connaissance des procédures administrative au niveau de la Direction Générale de la Migration en RDC Compétences Capable de travailler sous pression et dans un environnement multiculturel, Faire preuve de bon sens, Esprit d’initiative et d’analyse Travail en équipe et bonnes capacités interrelationnelles, Sens de l’organisation et de planification, Flexibilité (polyvalent), Adaptabilité, Bon communicateur, Organisation et Rigueur, Grand sens de confidentialité des informations, Bonne connaissance de l’outil informatique exigée (Excel, Word, power point, Outlook), Excellente maîtrise verbale et écrite du français exigée, y compris du vocabulaire des affaires ; la connaissance de l’Anglais est un plus.

La/le candidat(e) doit s'engager à respecter les politiques de l'IRC, notamment la politique sauvegarde des clients et les principes de diversité, d'égalité et d'inclusion. Note pour le personnel de terrain IRC : Engagement envers les clients : En s'engageant à mettre en œuvre une programmation axée sur le client, l'IRC place les personnes qu'elle sert - ses clients - au centre de sa programmation et de ses services.

Le personnel de l'IRC a un rôle important à jouer pour soutenir la mise en œuvre d'une programmation axée sur le client en sensibilisant la communauté et les clients aux mécanismes de retour d'information existants et à la manière de les utiliser, y compris les processus de réponse, l'accès et l'éligibilité aux services, et en contribuant à la création d'une culture institutionnelle qui incite le personnel à écouter les clients, à communiquer et à répondre à leurs demandes, à leurs commentaires et à leurs plaintes.” Normes de conduite professionnelle : Les travailleurs de l’IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l’IRC WAY - Standards de conduite professionnelle.

Il s’agit de l’Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l’Egalité. Sauvegarde : Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte d’IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude. Conformément à la sauvegarde, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires/clients contre l’exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l’Anti-harcèlement dans le milieu du travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Employeur de l’égalité des chances : L’IRC est un employeur de l’égalité des chances. L’IRC considère tous les demandeurs d’emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à